L’ORGANISATION D’UNE MATINALE DÉDIÉE À L’ATTRACTIVITÉ DES MÉTIERS DE L’INDUSTRIE

Le 10 décembre 2024, plus de 100 acteurs de l’Industrie Papier Carton (IPC) se sont réunis pour une matinée riche en échanges, témoignages et partage de bonnes pratiques autour d’un enjeu clé : les compétences de la filière Papier Carton.

Pour ce faire, L’Agence Planète a accompagné l’Industrie Papier Carton dans l’organisation de cet événement BtoB, de la réflexion stratégique, à la coordination globale et la création des supports de communication.

En décembre 2024, l’Industrie Papier Carton organisait son premier événement d’envergure. Pour nous accompagner, à la fois sur la stratégie à adopter mais aussi sur l’organisation de l’événement, nous avons fait appel à L’Agence Planète.
Grâce à la compréhension fine de nos enjeux et sa dimension de conseil, l’agence nous a permis de valoriser notre marque de branche et d’embarquer nos parties prenantes dans cette aventure.
Entièrement engagée à nos côtés, elle a favorisé la fluidité de l’organisation. Son pilotage rigoureux du projet, sa grande adaptabilité, la réactivité de l’équipe, ainsi que son souci permanent de la qualité ont grandement contribué à la réussite de notre événement.
L’Agence Planète a également insufflé sa créativité à travers la réalisation de supports de communication sur mesure sachant mettre en valeur le coeur de nos activités : la matière.
Sophie Dion, Responsable Promotion des métiers, Attractivité et Apprentissage, AFIFOR – Association Filière Formation de l’Industrie Papier Carton (IPC)

️Les coulisses de cette 1ère édition

Poser le cadre
Planifier un événement professionnel ne s’improvise pas. Chaque étape doit être pensée, chaque moment anticipé, chaque décision réfléchie, pour contribuer à la réussite du projet.
Avant de passer à l’action, il faut donc poser les bases en définissant une stratégie claire qui donnera du sens à l’événement et fixera une ligne directrice forte.

Poser le cadre revient à clarifier:

• ️Les objectifs : pourquoi organiser cet événement ? Quels sont les résultats escomptés ? Quelles interactions susciter ?…
• ️Le public : à qui s’adresse-t-il ? Quels sont ses intérêts et ses attentes ? Quel contenu recherche-t-il ?
• La thématique : quel est le thème général de l’événement ? Quels sont les intervenants experts pouvant participer ? Quel angle lui donner pour le rendre pertinent, impactant et mémorable ?
• ️Le format : table ronde, conférence, retours d’expériences… quel format permettra de répondre aux objectifs et de retenir l’attention du public ?
• Le budget : quelle enveloppe budgétaire allouer à cet événement ?

Répondre à ces questions permet d’en définir l’ampleur, d’orienter son positionnement, d’adapter le format, le ton et le contenu, et ce, en adéquation avec les objectifs. Ce travail de fond est essentiel pour façonner l’ADN de l’événement et définir l’image qu’il véhiculera.

Passer à l’action
Une fois le cadre défini, l’organisation peut prendre forme et laisser place aux premiers défis à relever, à commencer par le choix du lieu. Celui-ci doit répondre à des critères pratiques (capacité d’accueil, emplacement, restauration…) mais également à des critères plus inspirationnels comme l’atmosphère qui s’en dégage permettant de choisir un espace en adéquation avec l’image de l’organisation.

Une fois le lieu sélectionné, la préparation s’accélère. Logistique, déroulé, plan d’action post-événement… Chaque aspect est soigneusement étudié et ajusté avec précision afin de garantir un événement sans accroc.

L’astuce :
Planifier des réunions hebdomadaires pour fluidifier les prises de décision et assurer une organisation sereine.

Donner vie à l’événement

Les supports de communication sont essentiels pour donner vie à l’événement et contribuer à renforcer l’image de marque de l’organisateur. Tout comme pour la logistique, leur création s’organise en amont afin de répondre à des enjeux variés :

Susciter l’intérêt grâce à …

• ️Un save the date : indispensable pour que l’événement soit enregistré quelques mois à l’avance par les invités et favoriser leur venue. Cette première communication comprend les informations pratiques principales.
• ️Une invitation papier : un rappel qui officialise l’événement et donne le ton. Elle peut être diffusée en version digitale.
• ️Un rappel : pour être sûr que les invités n’ont pas oublié la date. Il permet également de transmettre un récapitulatif des informations pratiques.

Soigner les détails avec …

• ️Des goodies personnalisés : une petite attention qui marque les esprits dès l’arrivée.

Quels goodies choisir ? 
Il est conseillé d’opter pour des goodies pérennes, utiles et durables, plutôt que des goodies qui seront oubliés au fond d’un tiroir. Il faut donc privilégier des objets du quotidien, pratiques et fonctionnels, tout en créant un branding attractif et esthétique afin que les invités soient fiers de les utiliser.

• ️Des badges : pour identifier facilement participants et intervenants et favoriser les échanges.
• ️La personnalisation des écrans : pour faire passer des messages complémentaires, habiller les murs de son identité de marque.
• La signalétique : pour guider les invités et fluidifier leurs déplacements.

Il y a un avant…mais aussi un après ! 

On pourrait penser qu’un événement se termine une fois les lumières du lieu éteintes. Eh bien non ! Il est fortement conseillé de poursuivre encore un peu l’expérience et de prolonger ainsi l’impact de l’événement. Pour cela, plusieurs actions peuvent être mises en place :

• L’envoi d’un mail de remerciement : il revient sur les moments forts, projette vers l’avenir et transmet un message fédérateur.
• La mise en avant sur les réseaux sociaux : via la diffusion de publications, photos, témoignages, vidéos… Une bonne occasion pour valoriser les propos tenus durant l’événement, mettre en lumière les intervenants et positionner l’organisateur comme un référent dans son domaine.

À retenir

• Les imprévus font partie du jeu. Il est donc important d’anticiper au maximum et de rester agile afin de pouvoir réagir avec rapidité et efficacité.
• Le diable se cache dans les détails. De la vérification minutieuse des badges à la réservation d’emplacements pour les intervenants, rien ne doit être laissé au hasard. Un tableau de suivi mis à jour quotidiennement est le meilleur allié de tout organisateur 😉
• Les événements, des plus petits au plus ambitieux, sont des opportunités de communication. Ils permettent d’offrir à tout ou partie de ses parties prenantes un moment privilégié, propice au renforcement des liens.

Vous avez pour ambition de créer un événement d’entreprise et souhaitez lui donner une identité forte ? Vous avez besoin d’un regard créatif, d’idées innovantes ou d’un accompagnement pour enrichir votre réflexion et structurer votre concept ? Contactez-nous !