On entend parler de rapport d’activité, de rapport RSE, de rapport développement durable, mais à quoi servent ces documents, et surtout, comment les utiliser ?

Obligatoire pour certains, action volontaire pour d’autres, quelles que soient les motivations des entreprises, un rapport a un objectif : dresser un état des lieux de l’organisation sur un sujet donné. D’apparence assez institutionnelle, les rapports n’en sont pas moins des éléments de contenu intéressants pour les entreprises qui savent les diffuser et en parler !

Revenons à la base. Un rapport se construit à partir de plusieurs éléments :

  • la structure, le chapitrage
  • le contenu, le rédactionnel
  • la création graphique, la mise en page

Un rapport, bien qu’il dresse un bilan des faits passés, doit malgré tout porter la vision de l’entreprise pour les années à venir.

Sélectionner les informations

Le choix des informations est primordial. Plutôt qu’une liste à la Prévert, il est préférable de choisir un fil rouge. Attention à ne pas se perdre dans l’écueil de l’exhaustivité qui pend au nez de chacun. Un rapport doit rester succinct. Les informations sont sélectionnées. Celles qui ne sont pas utilisées pourront être employées à d’autres fins…

Trouver votre ton

On reproche souvent aux rapports d’être rébarbatifs. Tout en conservant la profondeur des sujets, il convient de ne pas rédiger des textes trop longs et de ponctuer le document par des informations qui attireront l’attention et éveilleront la curiosité.

Le registre qui sera employé contribuera également à la bonne réception des messages. Un style très institutionnel réduira inévitablement le nombre de lecteurs. Sans vulgariser les propos, ni passer dans un registre trop ludique, il est indispensable de définir une charte éditoriale pour apporter de la personnalité aux rapports.

Valoriser l’image

Qu’attend-on d’un rapport ? Qu’il nous montre l’entreprise et non un album photos de banque d’images. Sans entrer dans le journal interne, de beaux visuels issus de shootings apportent une autre dimension et un impact plus fort.

Choisir les bons supports de diffusion

Les rapports sont aujourd’hui connus en version imprimée. Afin d’accroître la diffusion des messages et de valoriser le travail de l’entreprise, il est nécessaire d’opter pour une stratégie multi-canal :

  • imprimé pour un envoi institutionnel et parce que, oui, encore aujourd’hui, certaines personnes préfèrent lire sur papier que sur ordinateur
  • en format digital pour une lecture plus animée et dynamique
  • un mini-site dédié aux sujets de RSE et de développement durable pour donner de l’ampleur au(x) sujet(s) et drainer les internautes vers une approche plus globale de l’organisation
  • une vidéo d’animation en motion design pour résumer l’engagement de l’entreprise
  • des infographies pour valoriser des contenus clés
  • des interviews pour animer les débats
  • un documentaire pour inviter à la découverte de l’entreprise
  • une campagne visuelle dédiée pour donner toute son ampleur au message

Les rapports peuvent être valorisés à plusieurs occasions :

  • séminaire interne
  • réseaux sociaux
  • site internet
  • convention

Il peut, selon la taille de l’entreprise, être lié à un événement particulier :

  • un trophée des talents
  • un mécénat de compétences

Augmenter la durée de vie de votre rapport

La question est donc, comment passer d’une contrainte à une épreuve que les entreprises relèvent haut la main et qui viendra parfaitement s’inscrire dans leur communication globale.

Un rapport doit être intégré intelligemment à l’ensemble de la vie de l’entreprise afin de ne pas être oublié dès sa parution.

Tout le monde s’accorde à dire que le seul support papier n’est aujourd’hui plus en adéquation avec les habitudes de consultation d’une grande partie de la population.

Et si cela justement donnait des idées pour se renouveler et pour envisager cet exercice sous un nouveau prisme ?